退去費用を決める方法については
ガイドラインには
原状回復の解決は、当事者間の相対による交渉により図られることとなるが、相対交渉によって解決しない場合は最終的には裁判によって決着を図ると記載されています
交渉で解決できなくても管理会社・大家が原状回復を一方的に決めるものでありません。
管理会社からの不当な退去費用を支払う必要はありません。

退去費用・原状回復の請求書を作成するのは管理会社の仕事です。
管理会社から退去費用・原状回復の請求書が来ても不当な退去費用を支払う必要はありません。
不当な退去費用がなければ、出来るだけ早く支払うのがルールです。
管理会社が一方的に退去費用を決める事は出来ませんし、管理会社が作成した不当な退去費用の請求書の金額を支払う必要はありません
退去費用については管理会社が何と言おうと正当な退去費用は支払う。不当な退去費用は支払わないです